Kategorie: FAQ
Auszug: Unübersichtliche Tabellen, manuelle Fehler, ineffiziente Planung – Excel bremst Ihre Personalsteuerung aus! Erfahren Sie, warum moderne WFM-Systeme Forecasts, Automatisierung und Flexibilität bieten – und wie Sie Ihre Workforce effizient planen.
Excel als WFM-Tool? Ein Produktivitäts-Killer
Viele Unternehmen setzen für ihre Personalplanung nach wie vor auf Excel, da es als schnelle, flexible und kostengünstige Lösung erscheint. Doch was auf den ersten Blick praktikabel wirkt, entpuppt sich in der Praxis oft als ineffizient, fehleranfällig und schwer skalierbar – insbesondere in dynamischen Service-Centern, die auf Echtzeit-Planung, Automatisierung und flexible Mitarbeitereinsätze angewiesen sind.
Wenn Personalpläne ständig manuell aktualisiert, unzählige Tabellen synchronisiert und unübersichtliche Berechnungen durchgeführt werden müssen, wird Excel schnell zum Produktivitäts-Killer. In diesem Beitrag erläutern wir die größten Schwachstellen von Excel in der Workforce-Planung und zeigen, warum ein professionelles Workforce-Management-System (WFM) die einzig sinnvolle Lösung für eine zukunftssichere und effiziente Personalsteuerung ist.
Verwaltung und Skalierbarkeit: ab 30 Mitarbeitenden wird Excel zum Problem
Excel mag für kleine Teams mit wenigen Mitarbeitenden ausreichen, doch ab einer bestimmten Unternehmensgröße stoßen Tabellen schnell an ihre Grenzen:
- Fehlende zentrale Datenverwaltung: Jede Anpassung erfordert manuelles Kopieren und Aktualisieren.
- Unübersichtliche Strukturen: Bei über 30 Mitarbeitenden entstehen komplexe Tabellen mit vielen Formeln und Makros.
- Fehleranfälligkeit: Ein falscher Wert oder eine fehlerhafte Formatierung kann gesamte Berechnungen verzerren.
WFM-Systeme lösen dieses Problem:
- Datenzentralisierung: Alle Personalstammdaten, Arbeitszeiten, Qualifikationen und Abwesenheiten werden an einem Ort verwaltet.
- Automatische Aktualisierung: Änderungen in Verfügbarkeiten oder Schichten werden sofort synchronisiert.
- Skalierbarkeit: Ob 50 oder 20.000 Mitarbeitende – ein WFM-System bleibt performant und effizient.
Mitarbeiterwünsche und Employee Experience: Excel bietet keine Self-Service-Funktionen
Mitarbeitende erwarten heutzutage mehr Flexibilität und Mitgestaltungsmöglichkeiten in der Personalplanung. Excel jedoch macht es nahezu unmöglich, dass sie aktiv in den Planungsprozess eingebunden werden.
- Kein direkter Zugriff für Mitarbeitende: Alle Änderungen müssen durch den Planer erfolgen.
- Keine Echtzeit-Anpassungen: Urlaubswünsche, Schichttausch oder kurzfristige Verfügbarkeiten müssen manuell abgestimmt werden.
- Fehlende Transparenz: Mitarbeitende sehen ihren Dienstplan erst, wenn er final verteilt wurde – Änderungswünsche sind dann schwierig.
Wie ein WFM-System hier unterstützt:
- Mitarbeiterportal: Mitarbeitende können Schichten tauschen, Wunschzeiten einreichen und Verfügbarkeiten selbst verwalten.
- Automatische Berücksichtigung von Anfragen: Systeme priorisieren Wunschzeiten basierend auf Regelwerken und Verfügbarkeiten.
- Erhöhte Zufriedenheit und Eigenverantwortung: Mitarbeitende haben Kontrolle über ihre Arbeitszeiten und erleben eine bessere Work-Life-Balance.
Planungssicherheit und Service-Level: Excel bietet keine zuverlässigen Forecasts
In einem dynamischen Service-Center sind präzise Forecasts entscheidend, um eine optimale Personalplanung sicherzustellen. Doch Excel ist kein Prognose-Tool – es kann keine historischen Daten aus ACD-Systemen verarbeiten oder saisonale Schwankungen berücksichtigen.
- Kein Forecasting in Echtzeit: Änderungen müssen manuell eingepflegt werden.
- Keine Simulation von Service-Level-Szenarien: Unterschiedliche Auslastungsszenarien können nicht berechnet werden.
- Keine Integration externer Datenquellen: Marketingkampagnen oder andere externe Faktoren bleiben unberücksichtigt.
Ein WFM-System löst diese Probleme:
- Echtzeit-Forecasting: Die Bedarfsprognose basiert auf historischen und aktuellen Daten aus ACD- und HR-Systemen.
- Simulationen und „Was-wäre-wenn“-Analysen: Unterschiedliche Personaleinsatz-Szenarien können berechnet und optimiert werden.
- Automatische Anpassung der Planung: Das System passt Schichtpläne basierend auf Live-Daten automatisch an.
Multi-Skill-Planung und Mehr/Minderarbeit: Excel ist zu starr für komplexe Anforderungen
In modernen Service-Centern arbeiten Teams mit unterschiedlichen Qualifikationen. Die richtige Zuweisung der Aufgaben ist essenziell – doch in Excel ist eine Multi-Skill-Planung nahezu unmöglich.
- Unflexible Skill-Zuweisung: Excel kann nicht automatisch passende Mitarbeitende mit spezifischen Fähigkeiten einplanen.
- Fehlende dynamische Anpassung: Personaleinsatz kann nicht ad hoc geändert werden, wenn sich die Anforderungen ändern.
- Keine Berücksichtigung von Mehr-/Minderarbeit: Überstunden bzw. Minusstunden lassen sich nur schwer in der Planung berücksichtigen.
WFM-Systeme bieten hier massive Vorteile:
- Dynamische Skill-Planung: Das System erkennt automatisch, welche Mitarbeitenden für welche Aufgaben qualifiziert sind.
- Automatische Anpassung von Mehr- und Minderarbeit: Geplante Kampagnen oder erhöhte Nachfrage werden direkt in die Planung einbezogen.
- Flexibilität in der Steuerung: Ad-hoc-Änderungen sind in Echtzeit umsetzbar.
Automatisierung und Effizienz: Excel bedeutet manuelle Arbeit
Die größte Schwäche von Excel ist die fehlende Automatisierung. In einem professionellen WFM-System greifen Forecast, Planung, Steuerung, Reporting und Zeiterfassung nahtlos ineinander, wodurch eine intelligente Prozesssteuerung entsteht. Excel hingegen erfordert mühsame manuelle Arbeit:
- Planungen müssen ständig manuell überarbeitet werden.
- Es gibt keine automatisierten Reports oder Echtzeit-Analysen.
- Schichtplan-Änderungen müssen aufwendig per E-Mail oder Telefon kommuniziert werden.
WFM-Systeme automatisieren und optimieren Prozesse:
- Schichtplanung auf Knopfdruck: Das System berechnet automatisch den optimalen Einsatzplan.
- Echtzeit-Dashboards und Reporting: Alle relevanten KPIs auf einen Blick, ohne manuelle Dateneingabe.
- Nahtlose Integration mit anderen Systemen: Automatisierte Synchronisation mit ACD, HR- und Payroll-Systemen.
Gesetzliche Vorgaben und Compliance: Excel kann ein Risiko für die Personalplanung darstellen
In der Personalplanung müssen Unternehmen nicht nur Effizienz und Produktivität im Blick behalten, sondern auch eine Vielzahl an gesetzlichen Vorschriften einhalten. Gerade in Call Centern, die oft mit Schichtarbeit, Überstunden und flexiblen Arbeitszeiten operieren, ist die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben (Arbeitszeitgesetz, Mindestpausenregelung, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen, Wochenendarbeit und Überstundenvergütung, Zeiterfassungspflicht, Urlaubsanspruch und gesetzliche Feiertage) essenziell.
- Mit Excel können keine automatischen Prüfungen erfolgen, ob geplante Schichten arbeitsrechtlichen Vorschriften entsprechen. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz oder tarifliche Regelungen bleiben oft unbemerkt – bis es zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen kommt.
Vorteil eines WFM-Systems:
- Ein Workforce-Management-System integriert gesetzliche Vorgaben direkt in die Planungsalgorithmen. Automatische Warnmeldungen verhindern Verstöße, bevor sie passieren, und bieten Unternehmen Planungssicherheit.
Fazit: Excel ist keine zuverlässige WFM-Lösung
Excel kann einfache Planungsaufgaben bewältigen, doch für moderne Service-Center ist es viel zu unflexibel, fehleranfällig und ineffizient. Ein professionelles WFM-System reduziert den manuellen Aufwand drastisch, verbessert die Forecast-Genauigkeit und bietet Mitarbeitenden eine flexible, transparente Planung.
Wächst Ihr WFM mit Ihnen? Oder sind Sie noch in der Excel-Falle gefangen? Optimieren Sie Ihre Planung und sparen Sie wertvolle Ressourcen. Wie das mit opcycWFM funktioniert, erfahren Sie entweder in einer On-Demand-Produktdemo oder alternativ in einem persönlichen Austausch mit unseren Experten.
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