Kategorie: FAQ
Auszug: Wenn Mitarbeitende im Planungsprozess außen vor bleiben, entstehen Frust, Fehler und vermeidbare Mehrarbeit – dabei geht es längst smarter. Self-Service-Funktionen entlasten nicht nur HR und Führungskräfte, sondern geben Mitarbeitenden echte Selbstbestimmung zurück.
Wie moderne Workforce-Management-Systeme die Mitarbeitereinbindung steigern
In einer Zeit, in der Fachkräftemangel, hohe Fluktuation und gestiegene Erwartungen an die Work-Life-Balance den Arbeitsmarkt prägen, rückt ein Thema immer stärker in den Fokus: die Employee Experience. Sie ist längst nicht mehr nur ein „Nice-to–have„, sondern entwickelt sich zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor – insbesondere in serviceorientierten Bereichen wie Contact- oder Call-Centern.
Selbstbestimmung statt Bürokratie
Viele administrative Prozesse in der Personalverwaltung sind noch immer zeitintensiv, fehleranfällig und zentralisiert. Von Urlaubsanträgen über Schichttausch bis zur Pflege von Stammdaten – häufig bleibt die Bearbeitung in den Händen überlasteter HR-Abteilungen oder Vorgesetzter. Dabei wünschen sich Mitarbeitende heute vor allem eines: mehr Eigenverantwortung und Flexibilität.
Genau hier setzen moderne Workforce-Management-Systeme (WFM) mit integrierten Self-Service-Funktionen an. Sie ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Daten und Planungswünsche direkt selbst zu verwalten – transparent, benutzerfreundlich und in Echtzeit.
Die wichtigsten Self-Service-Funktionen im Überblick
Ein leistungsfähiges WFM-System wie opcycWFM stellt Mitarbeitenden über ein separates Portal folgende Funktionen zur Verfügung:
- Einsehen und Aktualisieren von Stammdaten
- Verwaltung von Arbeits- und Abwesenheitszeiten
- Stellen von Urlaubs- und Freizeitanträgen
- Melden von Krankentagen inklusive Attestübermittlung
- Abruf des aktuellen Schichtplans und Arbeitszeitkontos
- Wunschschichten einreichen und Schichten tauschen
- Einblick in Resturlaubstage und Überstundenentwicklung
Diese Funktionen geben Mitarbeitenden Kontrolle über ihre Arbeitszeit und schaffen gleichzeitig mehr Transparenz – eine zentrale Säule für Vertrauen und Zufriedenheit.
Self-Services steigern nicht nur die Autonomie der Mitarbeitenden, sondern bringen auch konkrete Vorteile für Unternehmen und Führungskräfte:
- Zeitersparnis und Effizienzgewinn: HR-Abteilungen und Teamleiter werden von Routinetätigkeiten entlastet – wertvolle Zeit für strategische und wertschöpfende Aufgaben entsteht.
- Bessere Datenqualität und Planbarkeit: Mitarbeitende pflegen ihre Daten direkt – ohne Medienbruch oder langwierige Rückfragen. Das erhöht die Aktualität und Genauigkeit von Planungsdaten erheblich.
- Erhöhte Transparenz und Fairness: Ein digitaler Zugriff auf relevante Informationen wie Schichten, Urlaubskonten oder Antragsstatus stärkt das Vertrauen in die Organisation und reduziert interne Reibungsverluste.
- Motivation und Bindung: Studien wie der „Employee Experience Index“ von IBM und Workhuman zeigen, dass Mitarbeitende, die sich in Entscheidungsprozesse eingebunden fühlen, signifikant loyaler, produktiver und zufriedener sind(Quelle: IBM/Workhuman, 2020).
Führungskräfte profitieren doppelt
Auch für Vorgesetzte bieten Self-Service-Funktionen klare Mehrwerte. Sie erhalten schneller Einsicht in Anträge, können diese zeiteffizient bearbeiten und haben stets aktuelle Daten zu Anwesenheiten und Arbeitszeitkonten im Blick. Mit intelligenten Reportings werden kritische Entwicklungen wie Überlastung früh erkannt – bevor sie zum Problem werden.
Unsere WFM-Suite opcycWFM ist speziell für die Anforderungen im Service-Umfeld entwickelt worden und bringt nicht nur die technischen Features mit, sondern auch das nötige Prozessverständnis aus über 20 Jahren Praxiserfahrung. Das integrierte Mitarbeiterportal bietet:
- Intuitive Bedienbarkeit (auch mobil)
- Echtzeit-Synchronisation mit dem Schichtplan
- Konfigurierbare Regeln für Wunschzeiten und Schichttausch
- DSGVO-konforme Datenverwaltung
- Transparente Kommunikation zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften
Fazit: Self-Services als Basis für eine bessere Employee Experience
In Zeiten von steigenden Anforderungen, hoher Fluktuation und sinkender Mitarbeiterbindung ist es entscheidend, Mitarbeitenden moderne Tools an die Hand zu geben, die Eigenverantwortung, Transparenz und Fairness fördern. Self-Services im WFM-Kontext sind dabei mehr als ein technisches Feature – sie sind ein Hebel für nachhaltige Mitarbeiterzufriedenheit und betriebliche Effizienz.
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