Kategorie: FAQ
Auszug: Krisensituationen wie plötzliche Krankheitswellen oder unerwartete Anrufspitzen können den Betriebsablauf in einem Service-Center stark beeinträchtigen. Wie stellen Sie sicher, dass Ihr Team selbst in diesen Ausnahmesituationen optimal funktioniert?
Was tun, wenn der Ernstfall eintritt?
Wie reagiert Ihr Service-Center auf eine plötzliche Krankheitswelle? Was passiert, wenn unerwartet das Anrufvolumen drastisch ansteigt oder externe Ereignisse den Betriebsablauf gefährden?
Krisensituationen stellen nicht nur den Tagesbetrieb, sondern oft auch die strategische Planung von Unternehmen auf eine harte Probe. Deshalb benötigen Unternehmen flexible und robuste Systeme, um ihre Teams in Krisenzeiten effizient zu steuern.
Mögliche Krisensituationen in Service-Centern
Plötzliche Krankheitswellen
Grippe- oder Erkältungssaisons können die Belegschaft erheblich dezimieren. Ohne effiziente Planung leiden Service-Level und Kundenzufriedenheit.
Unerwarteter Anrufanstieg
Ereignisse wie Produktlaunches, technische Probleme oder Marketing-Kampagnen können das Anrufvolumen sprunghaft erhöhen.
Technische Ausfälle
IT-Störungen oder Ausfälle der Kommunikationssysteme können den Betrieb stundenlang lähmen.
Naturkatastrophen oder extreme Wetterbedingungen
Schneestürme, Überschwemmungen oder Hitzewellen können Mitarbeitende daran hindern, zur Arbeit zu erscheinen.
Ungeplante Änderungen in der Personalstruktur
Kündigungen oder plötzliche Änderungen in der Verfügbarkeit der Mitarbeitenden stellen die Einsatzplanung vor Herausforderungen.
In diesen Szenarien stoßen manuelle Prozesse und starre Systeme schnell an ihre Grenzen. Typische Probleme sind:
- Mangelnde Transparenz über verfügbare Ressourcen
- Hoher Zeitaufwand, um Schichtpläne kurzfristig anzupassen
- Fehlende Flexibilität, um Mitarbeitende mit den benötigten Qualifikationen effizient einzusetzen
- Hoher Verwaltungsaufwand, um die gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben weiterhin einzuhalten
Die Lösung: Workforce Management in Krisensituationen
Ein modernes Workforce-Management-System wie opcycWFM ist der Schlüssel, um Krisensituationen effektiv zu meistern. Mit umfangreichen Funktionen unterstützt es Unternehmen, auch unter schwierigen Bedingungen handlungsfähig zu bleiben.
Typische WFM-Funktionen zur Krisenbewältigung
Echtzeitüberwachung und Anpassung
- Dank Echtzeit-Daten können Planer kurzfristige Änderungen überwachen und schnell auf Abweichungen reagieren.
- Dynamische Soll/Ist-Vergleiche zeigen Lücken auf und schlagen verfügbare und vom Skill (Tätigkeitsprofil) passende Mitarbeitende vor, sodass rasch offene Positionen besetzt werden können.
Automatisierte Schichtplanung
- Ein automatisiertes Replanning hilft, bei z.B. unerwartet hohen Ausfällen von Mitarbeitenden, eine an den neuen Bedarf angepasste Neuplanung durchzuführen.
- Schichttausch und Zusatzschichten können per Self-Service-Portal koordiniert werden.
Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement
- Schnellübersichten helfen, Urlaubsanträge und Abwesenheiten zu priorisieren und mit verfügbaren Kontingenten abzugleichen.
- Alternativplanungen stehen zur Verfügung, um auf kurzfristige Ausfälle zu reagieren.
Compliance-gerechte Planung
- Gesetzliche Vorgaben wie Ruhezeiten oder maximale Schichtlängen werden trotz dynamischer Änderungen eingehalten.
Wie opcycWFM Ihr Unternehmen unterstützt
Mit opcycWFM meistern Sie nicht nur den Alltag, sondern auch unvorhergesehene Krisensituationen. Unsere Lösung kombiniert leistungsstarke Automatisierung, Echtzeit-Transparenz und intuitive Reports, um maximale Flexibilität in der Personal- und Schichtplanung zu bieten. Klingt interessant?
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