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Die versteckten Kosten ungenauer Schichtpläne – und wie Unternehmen sie vermeiden können
Kategorie: FAQ
Auszug: Unpräzise Schichtplanung verursacht unnötige Kosten durch Überbesetzung, Leerlauf und Fehlzeiten. Wer die wirtschaftlichen Auswirkungen kennt, kann gezielt gegensteuern und den ROI seiner Planung verbessern.
Zu viele Mitarbeitende – oder zu wenige?
Produktivität, Servicequalität, Mitarbeitermotivation – alles steht und fällt mit der Planung. Was viele Entscheider:innen jedoch unterschätzen: Ungenaue Schichtpläne verursachen nicht nur organisatorischen Mehraufwand, sondern kosten bares Geld. Und zwar nicht zu knapp. Überstunden, Leerlaufzeiten, Fehlzeiten, ungleiche Belastung – wer nicht sauber plant, zahlt doppelt: mit Budget und Vertrauen.
Doch wo genau entstehen diese Kosten? Und wie lassen sie sich beziffern – um daraus eine fundierte Entscheidung für eine bessere Lösung zu treffen? Dieser Beitrag wirft einen Blick auf die versteckten Kosten schlechter Planung und zeigt, warum sich die Investition in ein professionelles Workforce-Management-System (WFM) wie opcycWFM nicht nur organisatorisch, sondern auch wirtschaftlich lohnt.
Unsichtbare Kosten: Wenn Planung zur Blackbox wird
Viele Unternehmen verlassen sich in der Personaleinsatzplanung immer noch auf Excel-Sheets oder nicht integrierte Tools. Was anfangs flexibel wirkt, wird mit wachsender Komplexität zur Kostenfalle. Denn wo Transparenz, Automatisierung und Echtzeitfähigkeit fehlen, entstehen an verschiedenen Stellen teure Nebeneffekte:
- Überbesetzung: Zu viele Mitarbeitende zur falschen Zeit im Dienst – mit vollen Kosten, aber ohne vollen Nutzen.
- Leerlaufzeiten: Mitarbeitende sind anwesend, aber nicht produktiv – eine stille Verschwendung von Ressourcen.
- Unterbesetzung: Zu wenig Personal in Stoßzeiten – Service-Level-Verletzungen, verlorene Kunden, verlorener Umsatz, Frust im Team.
- Fehlzeiten: Unzufriedenheit und Überlastung schlagen sich in erhöhtem Krankenstand nieder und in letzter Konsequenz in Fluktuation.
- Überstunden: Ungeplante Mehrarbeit führt zu Lohnkostensteigerungen und sinkender Motivation.
- Planänderungen: Jeder Schichttausch ohne System kostet wertvolle Planungszeit und erzeugt Unsicherheit.
Wieviel kostet ungenaue Planung wirklich?
Zahlen helfen, das Problem greifbar zu machen. Eine Beispielrechnung: Ein mittelgroßes Servicecenter mit 100 Mitarbeitenden…
- hat im Monat durchschnittlich 5 % Überbesetzung = 800 Stunden Leerlauf × 20 €/h = 16.000 €
- verzeichnet durch fehlerhafte Planung, bei nur 2 Krankheitstagen mehr pro Jahr pro Mitarbeiter, ca. 32.000 € p. a.
- löst monatlich 200 ungeplante Überstunden aus = 200 × (20 €/h + 5 €/h) = 5.000 €*
- verliert durch suboptimale Planung 1 % Produktivität = geschätzt 15.000 Kundenkontakte weniger pro Jahr = hoher Umsatzverlust / schlechtere Service-Qualität
* unter der Annahme von 25% Zuschlägen
In Summe: allein durch schlechte Planung können sich die Mehrkosten jährlich auf über 100.000 € belaufen – bei konservativer Schätzung.
Hinweis: Diese Werte basieren auf internen Benchmarks sowie Querschnittsdaten aus Studien wie der „Forrester Total Economic Impact Study“, die einen ROI von +300 % über 3 Jahre durch den Einsatz von WFM-Systemen belegt.
Der ROI eines professionellen WFM-Systems
Was kostet schlechte Planung? Viel. Doch was bringt ein gutes WFM-System wie opcycWFM? Noch mehr – im positiven Sinne. Denn moderne WFM-Lösungen schaffen:
- Effizienzsteigerung: Automatisierte Planung reduziert manuelle Aufwände um bis zu 60 %.
- Bessere Auslastung: Forecastgenaue Schichtbesetzung senkt Leerlauf und vermeidet Überstunden.
- Höhere Mitarbeiterbindung: Wunschdienstmodelle und transparente Prozesse steigern Zufriedenheit und senken Fluktuation.
- Mehr Planungssicherheit: Frühwarnsysteme und Echtzeit-Monitoring ermöglichen präzise Steuerung – auch bei unvorhergesehenen Ereignissen.
- Weniger Krankheitsausfälle: Eine ausgewogene, faire Planung verbessert das Arbeitsklima und reduziert Fehlzeiten nachhaltig.
In Zahlen: Laut Deloitte steigert optimiertes Workforce Management die betriebliche Performance um bis zu 25 %, reduziert unproduktive Stunden um bis zu 20 % und senkt die Fluktuation signifikant.
Warum viele Unternehmen trotzdem zögern
Trotz offensichtlicher Vorteile tun sich viele Organisationen schwer mit der Entscheidung für ein neues WFM-System. Häufige Gründe:
- „Excel funktioniert doch noch“ – Ja, aber zu welchem Preis?
- „Das Team ist eingespielt“ – Aber auch dauerhaft belastet?
- „Wir haben keine Zeit für ein neues System“ – Doch Zeit ist das, was schlechte Planung frisst.
Der Denkfehler: Die Kosten eines WFM-Projekts sind sofort sichtbar – die Kosten schlechter Planung dagegen schleichend. Genau deshalb braucht es eine wirtschaftliche Argumentation und Kennzahlen, die Entscheidungsträger überzeugen.
So unterstützt opcycWFM Sie dabei, versteckte Kosten aufzudecken
opcycWFM wurde gezielt entwickelt, um Transparenz in die Planung zu bringen – technisch, operativ und betriebswirtschaftlich.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Echtzeit-Forecasting: Bedarfe werden auf Basis historischer Daten und aktueller Trends präzise prognostiziert.
- Wirtschaftliche KPI-Dashboards: Visualisierung von Produktivität, Abweichungen, Überstunden und Fehlzeiten – team- oder standortbezogen.
- Automatisierte Planungsläufe: Weniger manuelle Eingriffe, mehr Verlässlichkeit, geringerer Zeitaufwand.
- Self-Services für Mitarbeitende: Wunschdienste, Schichttausch, Urlaub – mit klaren Genehmigungsworkflows.
- Integriertes Abwesenheitsmanagement: Krankmeldungen, Gleitzeiten, Pausenregelungen – alles digital, rechtssicher und transparent.
So wird die Personaleinsatzplanung nicht nur effizienter – sondern auch messbar günstiger. Der ROI entsteht nicht durch Einsparung, sondern durch Vermeidung unnötiger Kosten.
Fazit: Planung kostet – gute wie schlechte. Aber schlechte kostet mehr.
Der Dienstplan ist mehr als ein organisatorisches Tool – er ist ein finanzieller Hebel. Wer ihn präzise steuert, vermeidet teure Nebeneffekte und gewinnt Spielraum für strategische Entscheidungen. Die Investition in ein professionelles WFM-System ist deshalb keine „IT-Anschaffung“ – sondern eine betriebswirtschaftliche Entscheidung.
Möchten Sie wissen, wie hoch die versteckten Kosten in Ihrer Planung tatsächlich sind? Dann starten Sie mit unserer WFM-Checkliste für eine erste Bestandsaufnahme oder lernen Sie opcycWFM in einer kostenlosen On-Demand-Demo kennen.
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