Die unsichtbare Schwelle: Wann wird die manuelle Personalplanung zur Herausforderung?

Kategorie: FAQ

Auszug: Manuelle Personalplanung hat ihre Grenzen. Ab wann wird sie ineffizient und welche Risiken drohen? Wir zeigen auf, wann Unternehmen von WFM-Lösungen profitieren, um Planungsschwierigkeiten zu überwinden.

Wann genau wird die manuelle Personalplanung ineffizient?

Die Komplexität der Personalplanung hängt nicht nur von der Mitarbeiterzahl ab (vergleiche hierzu auch unseren Beitrag „Ab wie vielen Mitarbeitenden lohnt sich der Einsatz einer WFM- Lösung?“), sondern auch von mehreren weiteren Faktoren, wie den Einsatzmodellen, den rechtlichen Anforderungen und den wachsenden Erwartungen der Mitarbeitenden. Während kleinere Organisationen oft noch mit manuell erstellten Schichtplänen auskommen, steigen die Anforderungen in mittelgroßen und großen Unternehmen erheblich. Wenn beispielsweise unterschiedliche Schichtmodelle erforderlich sind oder flexible Arbeitszeiten gewünscht werden, wird die Planung rasch unübersichtlich. Hier verbergen sich versteckte Ineffizienzen, die oft erst spät sichtbar werden:

Erhöhte Compliance-Anforderungen: Im Zuge von Arbeitszeitgesetzen und branchenspezifischen Regelungen, wie der Einhaltung von Ruhezeiten oder Überstundenlimits, wird die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorgaben immer wichtiger. Manuelle Planungsprozesse erhöhen hier das Risiko von Fehlern, die zu rechtlichen und finanziellen Konsequenzen führen können.
Mitarbeiterbedürfnisse und Schichtpräferenzen: Mitarbeitende erwarten zunehmend Flexibilität. Die Berücksichtigung individueller Schichtwünsche, Präferenzen und die Abwesenheitsplanung erfordert Planer, die einen umfassenden Überblick über alle Mitarbeitenden und deren Wünsche haben – eine Aufgabe, die ohne digitale Unterstützung oft kaum zu bewältigen ist, um die Mitarbeiterwünsche und Unternehmensziele in Einklang zu bringen.
Anstieg der administrativen Lasten: Mit der Mitarbeiteranzahl steigt auch die Anzahl der zu bearbeitenden Schichtwechsel und Vertretungen. Ohne zentrale Erfassung und ohne Automatisierung dieser Prozesse nimmt der Aufwand für die Verwaltung exponentiell zu.
Anforderungen an Datenverarbeitung: Moderne Unternehmen erwarten datenbasierte Erkenntnisse, um ihre Entscheidungen zu untermauern. So geht es nicht mehr nur um die Planung an sich, sondern auch um die Analyse vergangener Entwicklungen zur Optimierung zukünftiger Personalstrategien. Hier spielt die Automatisierung von Prozessen und die Unterstützung durch Analyse- und Reporting-Funktionen eine wichtige Rolle.

Studien zeigen, dass Unternehmen ab etwa 30 Mitarbeitenden von einer WFM-Lösung profitieren, um die Planungsprozesse effizient und transparent zu gestalten. Ab 100 Mitarbeitenden und mehr ist ein Workforce-Management-System fast unumgänglich, um Planungseffizienz und Flexibilität sicherzustellen. Doch nicht nur die Anzahl der Mitarbeitenden ist ausschlaggebend – auch die Unternehmensstruktur und die Anforderungen spielen eine Rolle. Schichtbetriebe, Unternehmen mit starker Schwankung im Arbeitsaufkommen und solche mit hohen Compliance-Anforderungen sollten bereits frühzeitig auf digitale Planungstools setzen.

WFM in der Praxis

Wie ein solches Planungstool in der Praxis aussehen kann, demonstriert Ihnen unser digitaler Assistent Oki in einer unverbindlichen On-Demand-Produktdemo. Das Video steht Ihnen nach der Registrierung unmittelbar zur Verfügung.

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